Met een dashboard krijg je meer inzicht en zie je in één oogopslag de informatie die voor jouw bedrijf belangrijk is. Je ontdekt de pijnpunten in je bedrijf en bent er razendsnel bij om in te grijpen als dat nodig is. Maar om een accuraat dashboard te maken, heb je data nodig. En die data verzamel je zelf. Maar hoe doe je dat? En waar moet je dan op letten?
Hoe verzamel je data?
Iedere onderneming of ieder bedrijf registreert zelf data in hun systemen. Ga maar eens na wat jij allemaal bijhoudt in excellijsten, CRM-systemen en boekhoudpakketten. Uren, facturen, noem maar op. En dat is allemaal informatie die nodig is om een betrouwbaar dashboard te maken. Om data te verzamelen moet je op drie dingen letten: juistheid, volledigheid en tijdigheid.
Allereerst juistheid. Je data moet uiteraard correct zijn. Let daarbij bijvoorbeeld op typfouten en inconsistent invullen. Werken al je medewerkers wel op dezelfde manier? Daarnaast let je op volledigheid. Dat houdt in: registreer jij de informatie die je nodig hebt überhaupt? Vervolgens kijk je of je te maken hebt met missende waarden. Dat betekent dat je waarden soms wel en soms niet registreert. Dan heb je gaten in je data. En dan kun je natuurlijk geen accuraat dashboard bouwen. Tot slot let je op tijdigheid. Want wanneer is je data beschikbaar? Registreer jij je uren maandelijks, maar wil je een dagelijks geüpdatet dashboard? Dan wordt het lastig.
Vaar dezelfde kant op
Om ervoor te zorgen dat je al deze data goed kunt verzamelen is het van belang dat je je bedrijfsprocessen goed inricht. Het is belangrijk dat je deze naar al je medewerkers communiceert. Zo weet iedereen hoe je consistent data registreert.
Als je weet hoe en waarom je registreert, is het ook cruciaal te weten wát je registreert. Zorg dat je dat voor jezelf én je medewerkers helder hebt. Maak duidelijke afspraken wat je wanneer registreert. Zie je een aantal uren voor je, wat voor uren zijn dat dan en wat betekenen ze? Wat houden verschillende uurcodes in? Zo zorg je dat je samen dezelfde kant op vaart.
Bouwers klaar? Bouwen maar!
Ga je een dashboard bouwen, dan kun je twee dingen doen. Of je zorgt dat alle informatie en data die je erin stopt 100% klopt, óf je gaat alvast bouwen met informatie die misschien niet helemaal klopt.
Ik kies altijd voor het tweede.
Dan kun je lekker aan de gang, en onderweg zie je vanzelf welke informatie je nog mist of wat er niet klopt. Dat helpt je dus ook inzicht te krijgen in bedrijfsprocessen die misschien nog niet helemaal up-to-date zijn. En je bent natuurlijk al sneller op weg . Daarnaast zien medewerkers ook nog eens het belang van registratie in. Ze zien namelijk dat dat zich direct vertaalt tot een dashboard en hebben zelf ook meer inzicht. Win-win dus.