Boekhoudsoftware, de jaarrekening of je onderbuikgevoel: er zijn genoeg manieren om informatie uit je bedrijf te halen. Maar sturen op basis van alleen die bronnen betekent dat je vooral terugkijkt, in plaats van vooruit. Zeker als je wilt groeien of veranderen, heb je heldere stuurinformatie nodig waarmee je niet alleen terugkijkt, maar juist vooruitblikt. Een dashboard helpt je om die stuurinformatie overzichtelijk te maken en snel te kunnen interpreteren. Wat mis je allemaal als je wél de informatie hebt, maar die niet goed in beeld brengt?
Wat in de boekhouding staat, is al geschiedenis
Veel ondernemers vertrouwen op hun boekhoudpakket en de winst-en-verliesrekening die ze samen met hun boekhouder bekijken. Dit is zeker waardevolle informatie, maar die cijfers zijn altijd achteraf. Op het moment dat je daar naar kijkt, is alles al gebeurd. De financiële verwerking is afgerond, beslissingen zijn genomen. Je krijgt geen zicht op de processen die eraan voorafgingen, noch op wat eraan komt. Je bent niet aan het sturen, maar aan het terugkijken.
Je weet wat je aan marge hebt, maar niet waar je die marge vandaan haalt. Welke klanten zijn winstgevend? Wat gebeurt er in je operationele processen? Daar zegt je boekhouding weinig over.
Een dashboard helpt om juist dát verhaal zichtbaar te maken: het verhaal achter de cijfers. Wat gebeurt er nu? Wat gaat er nog gebeuren? Wat betekenen deze ontwikkelingen voor je volgende stap?
Verkeerde cijfers = verkeerde keuzes
Zelfs als je veel data verzamelt, kun je alsnog op het verkeerde spoor zitten. Waarom? Omdat je naar de verkeerde cijfers kijkt, of omdat verschillende teams werken met verschillende versies van de waarheid. Sales zegt dit, Finance zegt dat, en ondertussen praat niemand over hetzelfde. Dan ontstaat verwarring in plaats van richting.
Een goed dashboard zorgt voor één versie van de waarheid. Iedereen werkt met dezelfde cijfers, kijkt naar dezelfde doelen en begrijpt waar de focus ligt. Bovendien helpt het dashboard om informatie toe te spitsen: de juiste data voor de juiste mensen. Geen overload aan cijfers, maar wat écht relevant is voor iemands rol en verantwoordelijkheden.
Micromanagen? Zonde van je tijd
Een andere aanpak die vaak voorkomt: micromanagen. Zelf overal bovenop zitten om te weten wat er speelt. Dat geeft je misschien controle, maar kost je enorm veel tijd en ondermijnt het eigenaarschap van je team. Je zit continu in de details, terwijl je eigenlijk moet sturen op het grotere geheel.
Een dashboard geeft je juist dat overzicht: het totaalplaatje. Daardoor kun jij focussen op strategie, terwijl je medewerkers zelf zien hoe ze ervoor staan en waar ze kunnen bijsturen.
Sturen op onderbuikgevoel? Alleen als je het kunt toetsen
Gevoel is belangrijk, het is vaak een goed vertrekpunt. Maar als je beslissingen neemt op basis van gevoel zonder onderbouwing, loop je risico. Stel: je hebt een koffiebar en terwijl je op de werkvloer rondloopt, zie je lange rijen ontstaan bij de balie. Je baalt en denkt direct dat je personeel te traag werkt. Maar als je naar de machinecijfers kijkt, zie je dat de machines traag of defect zijn. Het is dus belangrijk om je gevoel te toetsen, zodat je geen vertekend beeld krijgt van de werkelijkheid.
Met een dashboard kun je je gevoel toetsen aan de feiten. Je krijgt inzicht in het waarom achter de cijfers. Je kunt databronnen combineren, verbanden leggen en écht grip krijgen op wat er speelt.
Van onderbuik naar onderbouwd
Je onderbuikgevoel kun je onderbouwen met cijfers, maar het is belangrijk om niet uitsluitend op die cijfers te vertrouwen. De combinatie van gevoel en cijfers geeft het meest complete beeld. Als je alleen naar data kijkt, loop je het risico een vertekend beeld te krijgen, omdat je niet ziet wat er daadwerkelijk op de werkvloer gebeurt.
Een goed ingericht dashboard is een hulpmiddel om als organisatie vooruit te kunnen kijken, keuzes te maken en mensen in beweging te krijgen.
Het helpt je:
- te focussen op wat ertoe doet,
- verantwoordelijkheid daar te leggen waar het hoort,
- en met vertrouwen te sturen op cijfers die kloppen.
Dus: ben jij nog afhankelijk van terugblikken, aannames of Excel-lijsten? Dan is het tijd om daar verandering in te brengen!