Veel organisaties hebben meer cijfers dan ooit. Er zijn rapportages, KPI’s en dashboards. Toch worden belangrijke beslissingen nog vaak genomen op basis van gewoonte, hiërarchie of de luidste stem aan tafel. Een dashboard verandert dat niet automatisch. Het laat informatie zien, maar bepaalt niet wat je ermee doet. Datagedreven werken begint daarom niet bij de techniek, maar bij het gesprek rondom die informatie.
Kijken naar cijfers is nog geen sturen met cijfers
Stel: de omzet blijft achter. De commercieel directeur denkt dat de markt tegenzit. Operations wijst naar de capaciteit. Finance vermoedt dat de prijsstelling niet meer klopt. Iedereen heeft een verklaring, maar wat laten de cijfers werkelijk zien? Ervaring en intuïtie blijven waardevol, maar bij datagedreven werken toets je die aan de beschikbare informatie.
Wat doe je als de cijfers iets onverwachts vertellen?
De echte test ontstaat wanneer de informatie niet aansluit op wat je vooraf dacht. Misschien lijkt een productgroep populair, maar blijkt de marge tegen te vallen. Misschien wordt een team gezien als efficiënt, terwijl de doorlooptijd daar juist steeds verder oploopt. Of misschien haalt de organisatie haar omzetdoel, maar gebeurt dat alleen dankzij structureel overwerk.
Op zulke momenten laat datagedreven werken zich pas echt zien. Durft een organisatie haar aannames te herzien? Wordt de oorzaak verder onderzocht? En verandert er vervolgens iets in de planning, verantwoordelijkheid of werkwijze?
Ontwerp het dashboard rondom het gebruik
Tijdens een ontwerptraject kijk ik daarom niet alleen naar welke cijfers een organisatie wil zien. Ik wil vooral weten wanneer het dashboard wordt gebruikt, door wie en welke beslissingen op dat moment worden genomen.
Een dagelijks operationeel overleg vraagt om andere informatie dan een maandelijkse MT-bespreking. De één wil direct zien waar een proces vastloopt, terwijl de ander vooral trends, risico’s en voortgang wil beoordelen.
Door het dashboard rondom die momenten in te richten, voorkom je dat het een verzameling interessante cijfers wordt zonder duidelijke functie. De informatie krijgt een plek binnen de bestaande overleggen en besluitvorming.