Tijdens een overleg merkt een projectmanager dat een geplande training bij een klant nog niet heeft plaatsgevonden. Met een paar klikken op het nieuwe dashboard is duidelijk waar het aan ligt: de sessie was verschoven door ziekte van medewerkers bij de klant. “Vroeger kostte het veel tijd om dit uit te zoeken,” vertelt Martin Notté, directeur bij Trifier. “Nu zie je direct de oorzaak en kun je meteen actie ondernemen.”
De-escalatie vóór het escaleert
Trifier traint zorgmedewerkers in het herkennen en beïnvloeden van gedrag in ongewenste of zelfs agressieve situaties, veroorzaakt door patiënten, bezoekers of anderen. Niet pas als het misgaat, maar juist in de fase daarvoor. Martin vertelt: “Wij werken met een spanningsboog: groen, geel, oranje, rood. Veel mensen zien pas oranje en rood. Wij leren professionals om al vanaf geel te herkennen: hé, hier gebeurt iets. En wat kan ik nú doen om het niet verder te laten oplopen?”
De trainingen zijn praktisch en intensief. In kleine groepen van tien tot twaalf deelnemers wordt gewerkt met trainers én trainingsacteurs, zodat situaties zo realistisch mogelijk worden nagebootst. Die aanpak slaat aan.
De cruciale graadmeter
Intern ontstond de behoefte aan beter overzicht over de uitvoering van de trainingen. De behoefte aan stuurinformatie zat vooral op één punt: trainingsdagdelen. “Dat is voor ons een cruciale graadmeter,” legt Martin uit. “Hoeveel dagdelen hebben we gepland? Hoeveel zijn er uitgevoerd? En hoe ontwikkelt dat zich per maand?”
In het bestaande systeem was dat inzicht vooral op hoofdlijnen beschikbaar. “Je zag het totaal. We wilden bijvoorbeeld 500 dagdelen trainen in een maand en kwamen uit op 490. Maar waar dat verschil vandaan kwam, zag je niet,” zegt hij. “En als je dat niet weet, kun je ook niet bijsturen.”
Samen bouwen aan inzicht
Om beter overzicht te krijgen, is Nanda betrokken bij het opzetten van een Power BI-dashboard. Martin vertelt: “Het systeem zelf geeft al informatie, maar als je op organisatieniveau wilt sturen, heb je aanvullende inzichten nodig. Zowel voor de organisatie als voor de afdelingen. Zo kunnen afdelingsmanagers snel hun KPI’s zien en weten waar ze hun aandacht aan moeten besteden.”
Nanda werkte meerdere dagen op locatie en haalde actief informatie op in de organisatie. “Ze heeft met verschillende mensen gesproken om te begrijpen wat wij nodig hebben,” vertelt Martin. “En vanuit die gesprekken is het dashboard stap voor stap opgebouwd.”
Martin waardeert vooral het persoonlijke contact en de korte lijnen met Nanda. “Ze schakelt snel, denkt mee en je kunt alles direct met haar bespreken. Dat werkt heel prettig.” Daarnaast brengt ze haar financiële achtergrond mee, wat Martin als voormalig finance-professional erg aanspreekt: “Ze snapt precies wat je bedoelt en kan zich snel inleven in de informatiebehoeften van de organisatie.”
Sneller zien, sneller handelen
Met het nieuwe dashboard kan Trifier doorklikken tot op klantniveau. “Nu zie je meteen: ligt het aan planning, capaciteit of aan de klant zelf?” legt Martin uit. “Dat scheelt enorm veel uitzoekwerk.” Project- en accountmanagers hoeven niet meer te graven; ze zien in één oogopslag waar aandacht nodig is. Dat is belangrijk, omdat elke klant een eigen ritme heeft. “Veel klanten werken met jaarbudgetten en hun eigen planning. Door omstandigheden, zoals ziekte of organisatorische redenen, kan het zijn dat trainingen later plaatsvinden. Dat is niet erg, maar nu weten we het wel direct.”
Het dashboard wordt gebruikt door Martin en de afdelingsmanagers, die een eigen overzicht krijgen. “Zo kunnen zij zelf zien hoe hun klanten en portefeuille ervoor staan en waar afstemming met medewerkers nodig is,” zegt Martin. “Het scheelt veel tijd in de analyse en je krijgt sneller een goed beeld. Je kunt gerichter aandacht geven aan wat achterblijft of juist goed loopt.”
Vooruitkijken met scherpte
De komende periode gaat Trifier het dashboard verder testen en aanvullen. “We kijken nu of het visueel werkt voor ons en of er nog informatie aan toegevoegd moet worden,” zegt Martin.
Het doel is dat het dashboard onderdeel wordt van de manier van werken. “Het moet gaan leven in de organisatie,” zegt hij. “Zodat medewerkers sneller zien wat er speelt bij klanten en actie kunnen ondernemen.”